4.1Membersihkan Data Sumber

Membersihkan Data Sumber membantu sekolah mengelola identitas unik, format tanggal, duplikasi, status aktif, dan hubungan keluarga. Gunakan materi ini bersama kepala sekolah, admin, operator, guru, tenaga kependidikan, dan penanggung jawab layanan terkait.

Hasil yang ingin dicapai sekolah

Fitur dinyatakan siap ketika alurnya dapat dijalankan oleh petugas yang tepat, datanya dapat diperiksa, dan hasilnya terbaca dengan benar oleh pengguna berikutnya. Sekolah tidak perlu mengaktifkan semua modul sekaligus. Mulailah dari kebutuhan prioritas dan perluas setelah kebiasaan kerja terbentuk.

Persiapan

• Tentukan penanggung jawab dan pengguna yang akan menguji alur.
• Pastikan sekolah, tahun ajaran, semester, unit, dan periode aktif sudah benar.
• Siapkan data sumber yang sah dan bersihkan duplikasi sebelum impor.
• Sepakati siapa yang boleh menambah, memeriksa, menyetujui, dan melihat hasil.
• Siapkan bukti keberhasilan: berkas bersih dan daftar koreksi.

Langkah penerapan Membersihkan Data Sumber

1. Buka menu yang berkaitan dengan Membersihkan Data Sumber menggunakan akun petugas yang sebenarnya.
2. Periksa pengaturan, data induk, dan hubungan dengan modul lain.
3. Masukkan beberapa data contoh yang aman sebelum memproses data massal.
4. Jalankan alur dari pembuatan sampai pemeriksaan atau persetujuan.
5. Uji hasil memakai akun penerima, misalnya guru, murid, wali, atau pimpinan.
6. Perbaiki sumber data dan pembagian akses jika hasil belum sesuai.
7. Dokumentasikan prosedur khusus sekolah serta petugas penggantinya.
8. Mulai penggunaan nyata secara bertahap dan pantau masalah pada minggu pertama.

Pembagian tanggung jawab

Kepala sekolah menetapkan kebijakan dan penanggung jawab. Admin menyiapkan konfigurasi serta akses. Operator menjaga data induk. Pemilik proses—misalnya guru, bendahara, pustakawan, konselor, atau petugas UKS—bertanggung jawab atas isi dan tindak lanjut. Jangan memusatkan seluruh pekerjaan pada satu akun admin.

Checklist sebelum dinyatakan siap

• Data sumber, periode, dan pemilik proses sudah benar.
• Peran pengguna mengikuti tugasnya dan tidak berlebihan.
• Alur tambah, ubah, verifikasi, laporan, dan koreksi sudah diuji.
• Pengguna mengetahui menu, tenggat, serta tempat meminta bantuan.
• Data pribadi hanya terlihat oleh pihak yang berwenang.
• Sekolah mempunyai prosedur pemeriksaan dan cadangan petugas.

Masalah umum

Menu tidak terlihat

Periksa sekolah aktif, modul, peran, izin, jenjang, dan periode. Jangan meminjam akun lain untuk melewati pembatasan.

Data tidak muncul

Periksa filter, status, relasi data induk, dan ejaan pencarian. Jangan memasukkan ulang sebelum memastikan data tidak berada pada periode atau unit lain.

Harus meminta bantuan kepada siapa?

Hubungi admin sekolah untuk akses dan konfigurasi, lalu sertakan nama menu, waktu, langkah, dan pesan sistem. Samarkan data pribadi pada tangkapan layar dan jangan mengirim kata sandi.