Daftar isi — Panduan Persuratan dan Arsip Digital ASIS
- 1Standar Administrasi Persuratan
- 1.1Templat dan Penomoran Surat
- 1.2Otorisasi dan Tanda Tangan Dokumen
- 2Surat Masuk dan Disposisi
- 2.1Mencatat Surat Masuk
- 2.2Membuat dan Memantau Disposisi
- 3Surat Keluar dan Legalisasi
- 3.1Membuat, Mencetak, dan Mengirim Surat Keluar
- 3.2Legalisasi Dokumen dan Stiker Pengesahan
- 4Arsip, Buku Administrasi, dan Laporan
- 4.1Arsip Digital, Akses, dan Retensi
- 4.2Buku Agenda, Ekspedisi, dan Laporan Periodik
- 5Cara Mencatat Surat Masuk Sekolah di ASIS
- 6Cara Mendisposisikan Surat Masuk kepada Petugas
- 7Cara Membuat dan Mencetak Surat Keluar Sekolah
- 8Cara Mengarsipkan dan Menemukan Dokumen Sekolah
- 9Cara Mencari Surat Lama dalam Arsip Sekolah
- 10Cara Membuat Template Surat Sekolah
- 11Cara Membuat dan Menerbitkan SK Sekolah
- 12Cara Mencatat Notula dan Keputusan Rapat Sekolah
- 13Cara Mengisi Buku Piket Harian Sekolah
10Cara Membuat Template Surat Sekolah
Menyeragamkan format tanpa menyalin data pribadi ke naskah dasar.
Template membantu tata usaha membuat surat berulang secara konsisten. Bagian tetap dan bagian yang berubah perlu dibedakan agar nomor atau nama lama tidak terbawa.
Sebelum memulai
Siapkan contoh surat yang disahkan, kop, pejabat penandatangan, aturan nomor, serta variabel yang diperlukan.
Langkah-langkah di ASIS
- Buka pengelolaan template surat dan periksa apakah jenis yang sama sudah tersedia.
- Susun teks tetap dan tempat isian yang harus diperbarui pada setiap penerbitan.
- Pratinjau hasil menggunakan data contoh, termasuk surat dengan teks panjang.
- Minta persetujuan tata usaha sebelum template dipakai bersama.
Periksa hasilnya
Template menghasilkan surat yang terbaca dan tidak menyisakan nama, tanggal, atau nomor dari contoh lama.
Jika hasil belum sesuai
Jika hasil cetak terpotong, periksa susunan template dan ukuran kertas sebelum mengubah data surat sebenarnya.