Daftar isi — Panduan Persuratan dan Arsip Digital ASIS
- 1Standar Administrasi Persuratan
- 1.1Templat dan Penomoran Surat
- 1.2Otorisasi dan Tanda Tangan Dokumen
- 2Surat Masuk dan Disposisi
- 2.1Mencatat Surat Masuk
- 2.2Membuat dan Memantau Disposisi
- 3Surat Keluar dan Legalisasi
- 3.1Membuat, Mencetak, dan Mengirim Surat Keluar
- 3.2Legalisasi Dokumen dan Stiker Pengesahan
- 4Arsip, Buku Administrasi, dan Laporan
- 4.1Arsip Digital, Akses, dan Retensi
- 4.2Buku Agenda, Ekspedisi, dan Laporan Periodik
- 5Cara Mencatat Surat Masuk Sekolah di ASIS
- 6Cara Mendisposisikan Surat Masuk kepada Petugas
- 7Cara Membuat dan Mencetak Surat Keluar Sekolah
- 8Cara Mengarsipkan dan Menemukan Dokumen Sekolah
- 9Cara Mencari Surat Lama dalam Arsip Sekolah
- 10Cara Membuat Template Surat Sekolah
- 11Cara Membuat dan Menerbitkan SK Sekolah
- 12Cara Mencatat Notula dan Keputusan Rapat Sekolah
- 13Cara Mengisi Buku Piket Harian Sekolah
8Cara Mengarsipkan dan Menemukan Dokumen Sekolah
Menentukan klasifikasi, akses, dan masa simpan arsip.
Arsip digital mempermudah penelusuran, tetapi berkas tetap harus mempunyai pemilik, nama, dan kategori yang jelas. Tidak semua dokumen boleh dibuka seluruh pegawai.
Sebelum memulai
Siapkan dokumen final, nomor referensi, jenis, tanggal, unit pemilik, dan aturan retensi.
Langkah-langkah di ASIS
- Buka Arsip Dokumen dan cari nomor atau judul sebelum unggah.
- Simpan berkas final dengan metadata yang cukup untuk ditemukan kembali.
- Tetapkan kategori serta akses sesuai sifat dokumen.
- Uji pencarian dan buka lampiran dengan akun petugas yang berwenang.
Periksa hasilnya
Arsip dapat ditemukan tanpa menebak nama file dan tidak terlihat oleh akun di luar tugasnya.
Jika hasil belum sesuai
Jika dokumen tidak muncul, cek filter, status, dan izin. Jangan mengunggah salinan kedua hanya karena hasil pencarian belum ditemukan.