Daftar isi — Panduan Persuratan dan Arsip Digital ASIS
- 1Standar Administrasi Persuratan
- 1.1Templat dan Penomoran Surat
- 1.2Otorisasi dan Tanda Tangan Dokumen
- 2Surat Masuk dan Disposisi
- 2.1Mencatat Surat Masuk
- 2.2Membuat dan Memantau Disposisi
- 3Surat Keluar dan Legalisasi
- 3.1Membuat, Mencetak, dan Mengirim Surat Keluar
- 3.2Legalisasi Dokumen dan Stiker Pengesahan
- 4Arsip, Buku Administrasi, dan Laporan
- 4.1Arsip Digital, Akses, dan Retensi
- 4.2Buku Agenda, Ekspedisi, dan Laporan Periodik
- 5Cara Mencatat Surat Masuk Sekolah di ASIS
- 6Cara Mendisposisikan Surat Masuk kepada Petugas
- 7Cara Membuat dan Mencetak Surat Keluar Sekolah
- 8Cara Mengarsipkan dan Menemukan Dokumen Sekolah
- 9Cara Mencari Surat Lama dalam Arsip Sekolah
- 10Cara Membuat Template Surat Sekolah
- 11Cara Membuat dan Menerbitkan SK Sekolah
- 12Cara Mencatat Notula dan Keputusan Rapat Sekolah
- 13Cara Mengisi Buku Piket Harian Sekolah
5Cara Mencatat Surat Masuk Sekolah di ASIS
Mendaftarkan surat, lampiran, dan tujuan tanpa kehilangan dokumen sumber.
Surat masuk menjadi dasar keputusan dan tindak lanjut. Identitas pengirim, tanggal terima, nomor surat, serta klasifikasi harus dapat ditelusuri.
Sebelum memulai
Siapkan dokumen sumber, petugas penerima, kategori kerahasiaan, dan unit tujuan.
Langkah-langkah di ASIS
- Buka Surat Masuk dan periksa nomor serta pengirim agar tidak mencatat dokumen yang sama dua kali.
- Isi tanggal terima, tanggal surat, nomor, perihal, pengirim, dan lampiran yang relevan.
- Tentukan klasifikasi akses dan tujuan tindak lanjut.
- Simpan lalu periksa hasil pada daftar serta buku agenda.
Periksa hasilnya
Surat dapat ditemukan berdasarkan nomor, pengirim, atau perihal; lampiran dibaca hanya pihak berwenang.
Jika hasil belum sesuai
Jika tanggal tidak cocok, bedakan tanggal surat dari tanggal diterima. Jangan mengubah dokumen asli untuk menyesuaikan data sistem.