Daftar isi — Panduan Persuratan dan Arsip Digital ASIS
- 1Standar Administrasi Persuratan
- 1.1Templat dan Penomoran Surat
- 1.2Otorisasi dan Tanda Tangan Dokumen
- 2Surat Masuk dan Disposisi
- 2.1Mencatat Surat Masuk
- 2.2Membuat dan Memantau Disposisi
- 3Surat Keluar dan Legalisasi
- 3.1Membuat, Mencetak, dan Mengirim Surat Keluar
- 3.2Legalisasi Dokumen dan Stiker Pengesahan
- 4Arsip, Buku Administrasi, dan Laporan
- 4.1Arsip Digital, Akses, dan Retensi
- 4.2Buku Agenda, Ekspedisi, dan Laporan Periodik
- 5Cara Mencatat Surat Masuk Sekolah di ASIS
- 6Cara Mendisposisikan Surat Masuk kepada Petugas
- 7Cara Membuat dan Mencetak Surat Keluar Sekolah
- 8Cara Mengarsipkan dan Menemukan Dokumen Sekolah
- 9Cara Mencari Surat Lama dalam Arsip Sekolah
- 10Cara Membuat Template Surat Sekolah
- 11Cara Membuat dan Menerbitkan SK Sekolah
- 12Cara Mencatat Notula dan Keputusan Rapat Sekolah
- 13Cara Mengisi Buku Piket Harian Sekolah
9Cara Mencari Surat Lama dalam Arsip Sekolah
Menggunakan nomor, tanggal, pengirim, dan perihal untuk menemukan dokumen yang tepat.
Surat yang sudah diarsipkan sering dicari kembali untuk audit, tindak lanjut, atau balasan. Pencarian perlu membedakan surat masuk, surat keluar, dan lampiran.
Sebelum memulai
Siapkan informasi yang diketahui: nomor surat, rentang tanggal, pihak terkait, atau kata pada perihal.
Langkah-langkah di ASIS
- Buka arsip surat dan pilih jenis surat yang dicari.
- Gunakan rentang tanggal serta filter pengirim atau penerima sebelum mencari dengan kata kunci.
- Buka hasil yang paling mungkin dan cocokkan nomor, perihal, serta lampirannya.
- Catat rujukan dokumen pada pekerjaan lanjutan tanpa membuat salinan arsip baru.
Periksa hasilnya
Dokumen yang dipakai adalah versi dan jenis surat yang benar; akses mengikuti kewenangan petugas.
Jika hasil belum sesuai
Jika hasil kosong, longgarkan satu filter, cek ejaan nomor, dan periksa apakah surat belum diarsipkan.